Lucio Procaccianti
Head of Corporate Affairs presso Retex S.p.A. e Consulente presso YourCFO
Spesso sentiamo parlare di Controllo di gestione, analisi dei costi e miglioramento dei risultati attesi. Ma quanti imprenditori effettivamente lo mettono in atto? Quante solo le imprese che si preoccupano di analizzare con attenzione la propria gestione per trarre dei risultati soddisfacenti?
Perché il controllo di gestione è importante?
Prima di approfondire i vantaggi che porta l’adozione di un sistema di controllo di gestione è bene comprendere perché questa funzione aziendale stia assumendo importanza sempre maggiore nell’ambito delle attività legate alla gestione di un’impresa.
In quasi tutti i mercati, succede che molti dei business che ci operano siano oramai maturi. Altri business, in cui la marginalità è superiore, sono insidiati da concorrenti che provengono da settori simili e che sono alla ricerca di nuove opportunità.
Anche dal lato dei clienti, capita che siano in corso cambiamenti rilevanti: le informazioni disponibili, con la globalizzazione ed il web, sono maggiori e le pressioni sul prezzo a volte raggiungono livelli insostenibili.
I rischi del mercato attuale
Il rischio di vedere la fabbrica inattiva o il baratro del possibile fallimento spesso inducono gli imprenditori ad accettare condizioni che a volte sono in grado di coprire a malapena i costi.
Il rischio concreto di non ricevere ordinativi produce a sua volta un altro rischio: quello che un qualunque imprevisto possa tradursi in una perdita.
Naturalmente, occorre far di tutto per evitare le guerre dei prezzi, ma non sempre questo è possibile. Per raggiungere un posizionamento strategico (vantaggio competitivo) efficace e difendibile, occorre del tempo, per sviluppare la capacità di migliorare continuamente le proprie performance.
Come possono le imprese a misurare i propri risultati?
Per misurare i propri risultati e migliorarli, le imprese devono quindi implementare un proprio sistema di controllo di gestione.
Ma non bisogna spaventarsi, non è così complicato come si pensa! Non è necessario acquistare software ipercomplessi e costosi.
Quasi sempre si riesce ad essere efficaci impostando una semplice struttura in Excel, modellata sulle caratteristiche dell’impresa di riferimento, raccogliendo integrando ed elaborando i dati già presenti in azienda (fatturazione, acquisti, magazzino, contabilità, tempi di lavorazione ecc.).
In pratica il controllo di gestione è assolutamente accessibile a prescindere dalle dimensione di impresa occorre essenzialmente un approccio al “fare” e la forma mentis giusta da parte dell’imprenditore/management.
Quali sono i vantaggi dell’adozione di un sistema di controllo di gestione?
Ma quali sono i vantaggi dell’adozione di un sistema di questo tipo?
1) SUPPORTO ALLE DECISIONI AZIENDALI
È proprio questa la funzione primaria che un sistema di controllo di gestione è chiamato ad assolvere. Le scelte imprenditoriali devono sempre fare i conti con le risorse disponibili.
Questa valutazione, insieme ad altre di natura operativa e organizzativa, aiutano a definire le attività che devono avere la precedenza rispetto ad altre. Le decisioni in ambito economico devono sempre confrontarsi con il rapporto costo/beneficio, che è bene poter misurare nel più preciso dei modi.
2) DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI
Tutto ciò che si può misurare si può anche migliorare. Che cosa significa? Non tutti gli obiettivi aziendali vengono raggiunti, ma è importante definirli in anticipo e in termini misurabili quantitativamente. Questo è un presupposto chiave per poter esprimere concretamente tutto l’impegno e la determinazione necessari a ottenere il risultato.
Questo vale naturalmente anche per i livelli di prezzo e gli obiettivi di marginalità.
Occorre avere la massima conoscenza dei vari livelli di marginalità (con e senza costi indiretti e costi fissi), per sapere fino a dove potersi spingere con il prezzo al cliente finale.
3) SOSTENIBILITÀ ECONOMICA E FINANZIARIA
Ogni scelta operativa determina una conseguenza in termini economici (fatture di acquisto e di vendita) e in termini finanziari (incassi e pagamenti). Ogni decisione diventa dunque un tassello che si colloca nella dinamica complessiva dell’azienda.
È bene valutare e misurare gli effetti di ogni decisione, per viaggiare senza superare la “velocità consentita dalla legge” oppure per evitare di fare l’errore opposto: girare con il freno a mano tirato.
4) MIGLIORARE E VELOCIZZARE LA CAPACITÀ DI ANALISI
Sapere subito quanto si guadagna oppure quanto si perde: ecco un dato da cui non si può prescindere!
Per esempio, è bene conoscere quanto si guadagna su un dato cliente o con uno specifico prodotto rispetto ad un altro, in una certa area geografica o con quel particolare venditore.
Oggigiorno non è immaginabile permettersi di “fare i conti” a fine anno; in presenza di concorrenti aggressivi o mercati complessi o globalizzazione non è detto che si debba combattere per forza: a volte ci si trova davanti a battaglie perse in partenza.
Come saperlo in anticipo? Occorre identificare le aree in cui si riescono e a mantenere i margini maggiori, e concentrare gli sforzi per efficientare i processi.
Spesso il controllo di gestione ci può aiutare a prendere decisioni anche dolorose e difficili ma che salvano le aziende.
5) DEFINIZIONE DELLE PRIORITÀ
Nel controllo di gestione, questa è l’azione consequenziale all’analisi. I numeri non mentono mai, e rappresentano un criterio oggettivo per definire l’odine di importanza dei progetti aziendali.
La corretta definizione delle priorità aiuta sempre l’imprenditore o il management a gestire correttamente il proprio tempo che è una risorsa preziosa.
6) COERENZA DELLE DECISIONI
La visione d’insieme, oltre alla definizione delle priorità, permette di dare coerenza e organicità alle scelte imprenditoriali. Le singole decisioni vanno sempre contestualizzate rispetto al resto del sistema-azienda, in modo da renderle coerenti con l’intera organizzazione e poi comprensibili e facilmente adottabili da tutti.
7) GUIDA E COORDINAMENTO DELLE ATTIVITÀ AZIENDALI
Il modello accentrato, secondo cui uno solo decide e tutti gli altri eseguono, sembra mostrare grossi limiti in un contesto di mercato che evolve rapidamente e che richiede dunque capacità e rapidità di adattamento. Lo schema del modello accentrato funziona fino a quando tutto è controllabile a vista, come in una bottega.
Non appena le funzioni commerciali, produttive e amministrative (tipicamente queste) si
articolano, occorre sviluppare un sistema di deleghe orientato ai risultati e agli obiettivi, e non più sulle “cose da fare” precedentemente definite. Per ottenere collaborazione attiva da tutti i dipendenti, è indispensabile definire la lunghezza d’onda su cui sintonizzare e organizzare le idee di tutte le persone coinvolte. Di più: è indispensabile chiamarle ad offrire il proprio contributo attivo al miglioramento continuo dell’azienda.
Adozioni di sistemi di Direzione per Obiettivi (MBO) anche detti sistemi premianti, aiutano a realizzare questo.
8) MOTIVAZIONE
A nessuno piace fare qualcosa meccanicamente, oltretutto questo approccio statisticamente abbassa il livello di concentrazione e alza dunque le probabilità di errore. Lavorare per obiettivi come sopra definito, stimola la partecipazione attiva di tutti i soggetti che sono stati coinvolti nel processo di analisi e nell’identificazione delle aree di miglioramento aziendali.
9) MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE
La finalità dell’analisi è il miglioramento continuo nei processi decisionali. Per capire l’approccio si pensi al lavoro di un team del campionato di MotoGP. Partendo dal pilota sino ad arrivare all’ultimo meccanico ogni singolo team, a partire dalle prove libere del venerdì, è costantemente alla ricerca del modo per guadagnare qualche millesimo di secondo rispetto agli avversari. C’è una costante tensione da parte di tutti per spingere oltre il limite le performance e gli strumenti (tempi telemetria dati raccolti) sono a supporto.
10) IMPARARE A MIGLIORARSI
Come in tutte le cose, capita che provando a superarsi si apprendano pratiche virtuose che entrano poi a far parte della cultura aziendale. Si genera insomma una sorta di apprendimento continuo (continuous learning), che porta alla consapevolezza di non essere secondi a nessuno.
Nel tempo, la volontà di migliorare porta tutta l’azienda a diventare sul mercato un vero e proprio “first mover”, in grado di trovare prima degli altri competitor le aree di ricavo con maggiori marginalità.
Può sembrare solo una bella favola, ma non lo è: la volontà di migliorare porta nel tempo a imparare effettivamente a migliorare.
E quest’ultima porta a essere un’impresa che agisce, e non più un’organizzazione che si limita a reagire alle mosse della concorrenza. C’è una differenza abissale.
Questi, in grande sintesi, i vantaggi che ottengono le imprese che si affidano ad un sistema di controllo di gestione ben studiato, i benefici sono enormi e ripagano ampiamente il tempo e le risorse che si impiegano nel progettare e nel realizzare un sistema di questo tipo.
In pratica assumere un controller in azienda, magari in modalità fractional executive o fare crescere una risorsa interna con quel ruolo, è un investimento che mediamente si ripaga in tempi brevissimi e, a tendere, dota l’azienda di una funzione che oggi non ci si può permettere di non avere indipendentemente dalla dimensione dell’impresa stessa
