Funzione HR e trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali da sempre permea l’attività degli HR Manager a prescindere dalle dimensioni dell’azienda.

Per questo la Funzione HR deve sempre aver ben presente l’informativa del trattamento dei dati personali.

Il trattamento dei dati personali per le HR

Giornalmente infatti un HR manager e il suo staff, trattano una mole impressionante di dati relativi ai propri dipendenti ed ai potenziali tali (Stagisti, candidati in fase di selezione, ecc.); tra questi rientrano anche la vecchia categoria dei “dati sensibili” oggi definiti “particolari categorie di dati” secondo le previsioni del Regolamento UE 2016/679.

In questo senso è opportuno soffermarci ed approfondire uno dei fondamentali adempimenti che risulta necessario in relazione al trattamento dei dati personali dei soggetti sopra indicati, ovvero l’informativa oggi prevista e disciplinata dall’art 13 del Regolamento sopra richiamato.

L’informativa dei dati personali

L’informativa è anzitutto obbligatoria, sempre obbligatoria e potremo aggiungere da sempre obbligatoria costituendo essa il primo e fondamentale adempimento nell’ambito della gestione dei dati personali che ha lo scopo piuttosto intuitivo di “informare” appunto i soggetti ai quali viene indirizzata di tutta una serie di contenuti previsti oggi in modo puntuale dagli artt. 13 e 14 del Regolamento.

Dell’informativa si occupa però anche l’art. 12 che dichiara “Il titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 e all’articolo 34 relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori. Le informazioni sono fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici. Se richiesto dall’interessato, le informazioni possono essere fornite oralmente, purché sia comprovata con altri mezzi l’identità dell’interessato.”

Soltanto quindi un informativa completa, della quale possa essere fornita la prova della sua conoscenza da parte del destinatario e che sia rispettosa dei principi sopra evidenziati (concisa, trasparente, ecc.) permetterà di svolgere un trattamento dei dati in modo lecito ai sensi del Regolamento.

Le sanzioni

Risulta ahimè ancor oggi necessario evidenziare l’importanza dell’informativa pur considerando, che essa non rappresenta un obbligo nuovo ma esiste almeno dalla prima normazione italiana in materia di privacy ovvero dalla legge 675/1996; perché in realtà è un tema sottovalutato o addirittura spesso inadempiuto ricorrendo ancora oggi informative incomplete se non addirittura errate nella forma e nei contenuti e neppure tanto raramente informative completamente mancanti con ciò esponendo l’azienda a sanzioni piuttosto onerose.

Già le sanzioni, in questo senso il Regolamento ha in effetti innovato rispetto alla previgente disciplina stabilendo un doppio grado per così dire di gravità in fatto di violazioni al regolamento e prevendo per esempio per l’inosservanza dei diritti degli interessati artt. da 12 a 22 (tra i quali appunto rientra l’informativa) sanzioni fino a 20 milioni di euro, e per le imprese, fino al 4% del fatturato mondiale annuo dell’esercizio precedente se superiore.

Cosa deve fare chi lavora nelle HR per gestire il trattamento dei dati personali

Cosa dedurre da tutto ciò? Che specifico compito di un HR Manager sarà quello di dotarsi di un informativa precisa, puntuale e dettagliata senza tralasciare il fatto che debba altresì essere concisa e assicurarsi che questa venga correttamente comunicata ai soggetti dei quali tratterà dati personali nell’ambito della propria attività d’ufficio. Questo eviterà non solo il pericolo di pesanti sanzioni per l’azienda, ma anche cadute di stile e di immagine per lo stesso HR ed l’azienda che rappresenta.

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