Il Project Management: per qualcuno è una passione, per altri una sfida, per tutti una competenza ormai irrinunciabile! Nel recente Business Talk organizzato da Executy, intitolato “Un viaggio nel Project Management”, abbiamo avuto il piacere di seguire Walter Romano, ingegnere e project manager con oltre vent’anni di esperienza, in un’avventura tra principi, aneddoti e strategie vincenti. Con entusiasmo e un pizzico di ironia, Romano ha svelato i segreti del mestiere e ha raccontato cosa significhi davvero guidare progetti complessi, giorno dopo giorno. Un incontro che ha saputo ispirare e coinvolgere, offrendo spunti preziosi per chi vive – o aspira a vivere – nel mondo affascinante del Project Management!
La nascita di una passione
Walter Romano si è avvicinato al Project Management per caso, agli inizi della sua carriera. Quello che inizialmente sembrava un semplice lavoro di organizzazione si è rivelato un mondo complesso e affascinante, dove il metodo e la precisione si fondono con l’arte di gestire risorse e relazioni. Romano descrive il Project Management come “l’arte di gestire attività e risorse per raggiungere uno scopo”, un concetto che si applica a qualsiasi settore o tipo di progetto. In qualsiasi business, spiega, la gestione efficace dei progetti può fare la differenza tra un successo e un fallimento.
Il Project Management
Il Project Management è l’arte di gestire le attività e le risorse necessarie a realizzare lo scopo del progetto. Uno dei concetti centrali del Project Management è il “triplo vincolo”, ossia l’equilibrio tra scopo, tempi, costi e qualità. Realizzare un progetto con successo significa raggiungere gli obiettivi previsti nei tempi stabiliti, rispettando il budget e senza compromettere la qualità del risultato finale. Secondo Romano, questa è la sfida principale per ogni project manager: mantenere alta la qualità del lavoro e garantire la soddisfazione del cliente, nonostante i vincoli stringenti.
Il ciclo di vita del progetto: ieri e oggi
Un tema centrale del Project Management è il ciclo di vita del progetto, che rappresenta le fasi attraverso cui un progetto passa dall’inizio alla conclusione. Questo concetto ha subito importanti cambiamenti nel corso degli anni. Tradizionalmente, i progetti seguivano un approccio lineare, suddiviso in fasi ben definite: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. Questo modello sequenziale (spesso chiamato “a cascata” o “waterfall”) era molto diffuso, ma oggi viene spesso sostituito o integrato con approcci più agili e flessibili.
Secondo Romano, la necessità di adattarsi alle circostanze mutevoli del mercato ha reso indispensabile l’adozione di approcci più agili, come i framework Scrum o Kanban, che permettono di lavorare in cicli iterativi e incrementali. Questo consente ai team di apportare modifiche e miglioramenti durante tutto il ciclo di vita del progetto, rispondendo rapidamente ai cambiamenti e alle esigenze del cliente. Il Project Manager moderno deve quindi possedere un set di strumenti ampio e flessibile per gestire diversi tipi di progetti, a seconda della complessità e degli stakeholder coinvolti.
Il ruolo centrale degli stakeholder
Gli stakeholder sono tutti quegli attori, interni o esterni, che hanno un interesse diretto o indiretto nel progetto. La loro gestione è cruciale per il successo di un’iniziativa. Nel suo intervento, Romano ha evidenziato come la capacità di gestire e coinvolgere efficacemente tutti gli stakeholder sia una delle abilità più importanti per un project manager.
Lavorare con gli stakeholder richiede competenze comunicative avanzate e una grande sensibilità verso le loro esigenze. “Non basta saper interagire con il proprio team,” ha sottolineato Romano, “bisogna saper dialogare con tutti gli stakeholder, rassicurandoli e garantendo che il progetto vada nella giusta direzione.” Questo significa essere in grado di parlare il linguaggio tecnico con gli ingegneri, quello finanziario con il responsabile amministrativo e quello operativo con chi lavora direttamente sul campo. La capacità di adattare il proprio stile comunicativo a seconda dell’interlocutore è fondamentale per evitare incomprensioni e mantenere il progetto sulla buona strada.
Gestire gli stakeholder significa anche prevenire e mitigare i rischi legati alle loro aspettative. Romano ha sottolineato che non è raro che le aziende pensino di aver chiuso un progetto, quando in realtà vi sono ancora delle attività aperte o rischi non risolti, soprattutto dal punto di vista del cliente. “Assicuratevi che la chiusura del progetto sia una vera chiusura,” ha avvertito, raccomandando di prestare attenzione a tutti gli aspetti, anche quelli meno evidenti.
Un progetto è sempre unico
Un aspetto fondamentale che distingue il Project Management da altre discipline è la natura unica di ogni progetto. Anche quando sembra che un progetto sia simile a un altro, ci sono sempre variabili che rendono il contesto differente. Le esigenze del cliente, i fornitori, il momento in cui il lavoro viene svolto e altri fattori possono modificare radicalmente le dinamiche del progetto. “Ogni progetto è unico” e questo rende il lavoro del project manager tanto stimolante quanto impegnativo. La capacità di adattarsi rapidamente al cambiamento è cruciale.
L’importanza della pianificazione
Un altro pilastro del Project Management è la pianificazione. Citando il generale e politico Eisenhower, Romano spiega come “i piani possano risultare inutili, ma pianificare sia indispensabile“. L’atto di pianificare, infatti, consente di scomporre il lavoro in fasi e attività dettagliate, permettendo al project manager di conoscere il progetto “come le proprie tasche”. Anche quando il piano iniziale diventa obsoleto, la conoscenza acquisita durante la pianificazione permette di intervenire rapidamente e adattare il progetto alle nuove circostanze.
Il futuro del Project Management
Nonostante l’innovazione tecnologica e l’avvento dell’intelligenza artificiale, Romano sottolinea come il Project Management rimarrà una professione centrale anche in futuro. Secondo un rapporto del Project Management Institute, entro il 2027 ci sarà una crescita del 33% nei ruoli legati a questa disciplina. Tuttavia, il panorama lavorativo è in continua evoluzione. I clienti oggi chiedono tempi di consegna più rapidi, costi ridotti e la stessa qualità di sempre. Questo ha portato a una compressione delle fasi del ciclo di vita del progetto, con un aumento dei rischi connessi.
La cassetta degli attrezzi del Project Manager
Romano utilizza un’analogia efficace per descrivere il Project Management: una cassetta degli attrezzi, dove ogni strumento ha una funzione specifica. “Di problemi ne troverete tanti,” dice, “ma servono strumenti diversi per risolverli.” Il successo nel Project Management dipende dalla capacità di selezionare gli strumenti giusti per il contesto in cui si lavora. Utilizzare strumenti complessi quando non necessari può complicare inutilmente il lavoro, mentre in progetti di grande portata, è indispensabile fare affidamento su tool avanzati.
Il project manager, quindi, deve saper bilanciare hard skills, come la conoscenza dei sistemi informativi e delle tecniche organizzative, con soft skills, o meglio, come Romano preferisce chiamarle, Power Skills. Queste ultime, che comprendono le competenze relazionali e comportamentali, sono fondamentali per gestire le dinamiche interpersonali e far sì che il progetto proceda senza intoppi.
Il Project Management non è solo una professione
Il Project Management non è solo una professione, ma una vera e propria arte che richiede metodo, organizzazione, e una forte capacità di adattamento. Come evidenziato da Walter Romano durante il webinar, i project manager sono chiamati a gestire risorse, tempo e costi in un contesto in continua evoluzione. Pianificare in modo accurato, gestire i rischi, e mantenere un rapporto costante e trasparente con gli stakeholder sono solo alcune delle competenze necessarie per guidare un progetto verso il successo.
Il futuro del Project Management è luminoso, ma ricco di sfide. Solo chi saprà combinare competenze tecniche e capacità relazionali potrà navigare con successo in un mondo del lavoro sempre più competitivo e in rapido cambiamento.
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