Abbiamo chiuso le lezioni estive del Master in Project Management con il Dottor Fabio Barbini che nonostante il caldo ci ha insegnato come creare un diagramma di Gantt, uno strumento inventato più di 100 anni fa dal signor Henry Gantt e diventato il simbolo universale della gestione del progetto.
In questo articolo cercheremo di capire perché i Project Manager sostengono che il diagramma di Gantt è lo strumento migliore per avere una rapida idea se un progetto è sulla buona strada.
Che cos’è un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontale utilizzato nella gestione dei progetti per rappresentare visivamente un piano di progetto nel tempo. Ogni barra rappresenta un’attività all’interno di un progetto più ampio.
Un diagramma di Gantt si trova su un layout a due assi. Il tempo viene misurato orizzontalmente, mentre le barre delle attività sono impilate verticalmente. La lunghezza delle barre indica quanto tempo impiega ogni attività.
Il concetto alla base di un diagramma di Gantt è mappare quali attività possono essere eseguite in parallelo e quali devono essere eseguite in sequenza. Se combiniamo questo con le risorse del progetto, possiamo esplorare il compromesso tra l’ambito (facendo più o meno lavoro), il costo(utilizzando più o meno risorse) e le scale temporali del progetto. Aggiungendo più risorse o riducendo l’ambito, il project manager può vedere l’effetto sulla data di fine.
Ecco una rapida occhiata ai dettagli che un diagramma di Gantt consente di catturare a colpo d’occhio:
- Come un progetto si scompone in compiti
- Quando ogni attività inizierà e finirà
- Quanto tempo impiegherà ogni attività
- Chi è assegnato a ciascuna attività
- Come le attività si relazionano e dipendono l’una dall’altra
- Quando è necessario che si verifichino riunioni, approvazioni o scadenze importanti
- Come procede il lavoro in un progetto
- Il programma completo del progetto dall’inizio alla fine
Perché usare i diagrammi di Gantt di progetto?
- I project manager hanno un’esigenza fondamentale: la completa conoscenza della sequenza temporale di un progetto. L’uso di un diagramma di Gantt è la migliore risposta a questa esigenza. La creazione di un diagramma di Gantt fornisce una panoramica totale del progetto dall’inizio alla fine, i membri coinvolti in ogni passaggio e tutte le attività necessarie per completare il progetto.
- I diagrammi di Gantt sono un’ottima visualizzazione delle attività in un progetto rispetto al tempo. Eccellono nel mostrare quanto tempo impiegherà ogni attività e la durata complessiva del progetto.
- Visualizzano il flusso del progetto, come un compito segue il successivo. Aiutano a capire anche quale attività deve essere completata per avviarne un’altra.
- I grandi diagrammi di Gantt mostrano quali attività si sovrappongono o si verificano simultaneamente. Ciò rende il diagramma di Gantt uno strumente eccellente per la definizione delle priorità.
- Un diagramma di Gantt mostra chi è responsabile di ogni attività.
- La comunicazione è fondamentale nella gestione dei progetti e questo è uno dei maggiori vantaggi dei diagrammi di Gantt: una comunicazione di progetto cristallina. Soprattutto quando molti team sono coinvolti nel progetto, un diagramma di Gantt mostra l’interconnessione tra i diversi team durante il progetto.
- Un diagramma di Gantt permette di prevenire il sovraccarico delle risorse. All’interno di un diagramma di Gantt, è possibile delegare attività a persone diverse e allineare le risorse del team senza sovraccaricare le persone nel processo.
- I diagrammi di Gantt sono utili perché tutti nel tuo progetto possono aggiornare la percentuale di completamento di ciascuna delle loro attività. Ciò fornisce una rapida visione di quanto sia indietro o (in rari casi) in anticipo sulla pianificazione il progetto.
- Il diagramma di Gantt aiuta a ridurre i costi. Il diagramma di Gantt è un potente strumento di budgeting, permette la supervisione totale delle risorse, delle tempistiche, delle dipendenze e della visualizzazione dall’inizio alla fine, mostra le opportunità di gestione per ridurre il costo complessivo del tuo progetto.
- Un diagramma di Gantt è come una mappa. Questa mappa semplifica la visualizzazione delle scorciatoie del progetto. Semplici modifiche producono grandi risultati, come tagliare una settimana o un mese su un progetto.
- I diagrammi di Gantt non mostrano solo cosa deve essere fatto. Consentono inoltre di prevenire colli di bottiglia e individuare opportunità di efficienza. I diagrammi di Gantt rendono visiva la sequenza temporale, è permettono di capire dove è possibile raggruppare attività simili per risparmiare tempo.
- Un diagramma di Gantt offre una vista dall’inizio alla fine dell’intera sequenza temporale del progetto in modo da poter vedere come stanno procedendo le attività in tempo reale. Ciò significa che è possibile fornire report di stato aggiornati al minuto a manager e stakeholder.
